Relatório de vendas – Aprenda como fazer

Ao fazer um relatório de vendas, a maioria dos profissionais acreditam que quanto mais informações incluir, melhor. Porém, nem sempre um relatório lotado de dados é o formato mais eficiente.

Sabemos que hoje em dia, tempo é cada vez mais precioso e escasso, não é mesmo? Por isso, ao fazer um documento que precise relatar algo, é importante que seja objetivo, claro e assertivo, principalmente se for apresentá-lo a seu gestor, que é uma pessoa que provavelmente terá pouco tempo disponível,

O ideal que a leitura do relatório de vendas não seja cansativa nem muito extensa. Assim, vale analisar todas as informações que você tem à sua disposição, para verificar quais são realmente importantes e que sejam imprescindíveis. O que não for relevante, deixe de fora. 

Se você possui dificuldade em elaborar um relatório sempre que é solicitado, continue lendo este post. Aqui você vai aprender a fazer um relatório de vendas com as informações necessárias, como colher dados de maneira segura e como apresentá-los de forma satisfatória.

Relatório de vendas – O que é exatamente?

A princípio o relatório de vendas é um documento com as informações mais importantes da equipe comercial. Bem como: análise da carteira de clientes, ticket médio dos negócios fechados e performance de atuação dos vendedores.

Geralmente, os relatórios são solicitados conforme necessidade da área. Mas, na maioria das vezes são entregues no fechamento de cada mês ou mais detalhadamente a cada trimestre, semestre ou anual. Neste último caso, com a finalidade de ajudar no planejamento dos próximos passos para o ano seguinte.

Por que o relatório é importante para a empresa?

O relatório de vendas é uma das melhores maneiras de visualizar de forma clara os pontos a melhorar e os bons resultados do processo de vendas da empresa. Através dele é possível dar diagnósticos mais assertivos através de dados e indicadores e criar planos de ação mais estratégicos.

Além claro, de manter uma comunicação direta e alinhada entre time de vendas, o gestor comercial e a diretoria da empresa.

Como fazer um relatório de vendas eficiente

Saiba quais são seus objetivos

Antes de tudo é preciso saber de forma clara quais são seus objetivos com o relatório. 

Entender quais oportunidades devem ser mais exploradas, checar a saúde da carteira de clientes, analisar a performance do time de vendas e acompanhar o ciclo de vendas da empresa são alguns objetivos que podem ser analisados, por exemplo. Mas, vale checar quais as necessidades da empresa daquele momento e a partir daí, levantar os dados e elaborar o relatório.

Defina as métricas de acordo com o objetivo principal

Após definido o objetivo do relatório, é hora de escolher as métricas a serem analisadas. Ou seja, selecione as métricas tenham uma relação com o ponto a ser analisado.

Os indicadores de vendas mais utilizados são: Número total de pedidos, faturamento mensal, ticket médio, pedidos por cliente e ROI (Retorno sobre o Investimento).

A linguagem  deve ser clara e objetiva

Primeiramente, ao elaborar um relatório você sempre deve saber quem receberá e quais informações são mais relevantes para este público. Portanto adeque a linguagem e seja o mais claro e objetivo possível. Lembre-se que não é a quantidade de informação contida nele que o tornará bom e sim a qualidade. 

Como todo bom texto, comece uma introdução falando sobre do que se trata o relatório. Depois, coloque um desenvolvimento, que nada mais é do que todas os dados coletados e organizados de forma clara, e por fim uma conclusão com os pontos mais importantes. 

Ilustrações, infográficos e tabelas também são ótimos para organizar os dados de forma mais visual e simplificada.

É possível evitar erros no relatório de vendas?

Sim, é possível! E, para que os erros nos relatórios da sua empresa sejam evitados, fique atento aos seguintes  detalhes:

  • Manter um padrão – Se cada profissional de vendas fizer um relatório de uma maneira diferente, irá dificultar a interpretação das informações e pode gerar erros e dados desconexos. Sendo assim, vale padronizar os relatórios para evitar problemas futuros;
  • Automatizar os processos – Outro ponto que vale atenção é a coleta de dados feita de forma manual. Coletar diversas informações e de várias fontes diferentes pode ser cansativo. Ao automatizar processos como esse por exemplo, pode evitar falha humana e diminuir o tempo gasto com essa atividade.  Uma ferramenta que pode ajudar muito nesse processo é o CRM
  • Definir prazos para entregar – Definir o prazo de entrega com que solicitou o relatório, é essencial para que você possa se organizar, tendo em vista que você têm outras demandas para cumprir. Ter tempo hábil para coletar os dados e montar o relatório é um dos fatores que vai determinar a entrega de um projeto de qualidade. Faça um planejamento e um cronograma para que você possa fazer todas as etapas aos poucos. Afinal, são dos relatórios entregues que muitas decisões da empresa podem ser tomadas. 

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